¿Por qué tiene sentido contratar asistentes virtuales?
¿Cómo puedo encontrar mi asistente virtual?
Consejos prácticos para trabajar con asistentes virtuales
¿Por qué tiene sentido contratar asistentes virtuales?
Cada vez es más habitual oír frases como: «no tengo tiempo para nada», «no me da la vida», «estoy desbordad@ con tantas tareas».
¿Te suenan? Seguramente sí, incluso puede ser que tu mism@ las hayas mencionado alguna vez.
En algunos momentos de nuestras vidas, podemos llegar a sentir que el mundo espera de nosotros que seamos hombres/mujeres orquesta capaces de hacerlo todo y todo a la vez… el famoso multi-tasking.
Pues bien, ante esta situación de falta de control de tu tiempo, mi recomendación es analizar el problema en base a tres conceptos clave:
- Eficacia
- Eficiencia
- Coste de oportunidad
Vayamos por orden pues.
Eficacia significa hacer las tareas necesarias para conseguir tus objetivos.
Eficiencia es realizar cualquier tarea (importante o no) de la manera más óptima posible.
Aunque muchas veces utilizamos ambas palabras como sustitutos sin darnos cuenta, fíjate en la sutil pero esencial diferencia. Alguien puede ser muy eficiente en sus tareas pero no avanzar de manera decisiva hacía sus objetivos. No solo hace falta realizar las tareas de manera óptima sino que es crítico priorizar qué tareas realizar.
¿Y el coste de oportunidad?
No sufras que no me lo he dejado 😉
El coste de oportunidad nos dice que toda decisión debe considerar el coste de la alternativa no realizada. Pongamos un ejemplo para verlo mejor. Imagínate que tienes que planificar un viaje de negocios o placer. Pues bien, esto implica, como mínimo, tener que buscar vuelos y escoger hoteles para tu estancia.
Si optamos por la vía convencional, dedicaríamos una tarde a buscar los mejores vuelos, ver los reviews de los hoteles e ir contratando las opciones elegidas por Internet.
¿Tiene sentido hacerlo así?
Veámoslo, analicemos el coste de oportunidad.
Pocas veces somos conscientes que al hacer nosotr@s mism@s esta búsqueda, estamos dejando de…
- Ver a nuestra familia;
- Trabajar en proyectos personales o profesionales;
- Quedar con los amigos;
- Formarse;
Uepa. Tela la de cosas que dejamos de hacer por buscar unos hoteles, ¿no?
Pues sí, eso son las alternativas que no podemos realizar; es decir, nuestro coste de oportunidad.
Si empiezas a incorporar este marco mental en tu día a día, verás que existen muchas tareas que quizás puedas delegar o externalizar para centrarte en aquello que solo tu puedes realizar.
En términos generales, la manera más rápida de analizar esto sería comparar el coste de la externalización contra el beneficio esperado de realizar la tarea alternativa.
¿Qué tareas puedes delegar?
Lo primero que debemos tener en cuenta al evaluar qué tareas podemos delegar es que un(a) asistente virtual es alguien que puede hacer casi cualquier cosa por nosotros, siempre y cuando se pueda realizar online. Es decir, si se puede realizar mediante ordenador y/o teléfono o ordenador, va directamente a la lista de sospechosos 🕵️♀️
Te propongo un ejercicio. A partir de ahora mismo y durante una semana, cuando necesites algo, piensa lo siguiente:
- ¿Se puede hacer por Internet o teléfono? En caso positivo, ver punto 2.
- ¿Se puede automatizar con software? En caso negativo, ver punto 3.
- ¿Es algo que solamente puedo hacer yo o se puede externalizar? Si se puede externalizar, apúntalo.
Ya verás como después de una semana, tendrás una lista de cosas bastante considerable para empezar a valorar si tiene sentido contratar asistentes virtuales.
Aunque no te escaparás de hacer el ejercicio, te dejo algunos ejemplos de tareas típicas a delegar.
Gestión de viajes
Un asistente virtual puede ayudarte a planificar los lugares a visitar, hacer las reservas de hoteles y vuelos, gestionar el visado en caso de necesitarlo, o enterarse por ti de cómo viajar con tu mascota.
Reclamaciones de cualquier tipo
Requiere tiempo protestar por el retraso de un vuelo o un cobro improcedente en la factura del móvil… delegar es una buena manera de evitar que, por atender otras prioridades, nunca lo hagamos.
Gestión de citas
Un asistente virtual te buscará los restaurantes, médicos o peluquerías que necesites y te anotará las citas en tu agenda para optimizarla. También podrás abrirle una cuenta de correo para que te haga un primer filtro de mensajes y no pierdas ningún aviso urgente.
Petición de presupuestos
Muchas veces, la falta de tiempo nos impide comparar precios de proveedores de todo tipo (electricidad, internet , arreglo de persianas, aseguradoras, coches de segunda mano…) y es una buena práctica para contratar el producto o servicio con las condiciones más interesantes.
Elaborar contenido para tu presencia online
Cada vez más necesitamos elaborar contenidos para nuestras redes sociales y estar atentos al feedback de nuestros seguidores. Un ayudante te puede ayudar a documentar y recopilar las preguntas más frecuentes, crear plantillas de respuesta e incluso proponer contenido para las redes sociales.
Y mucho más….
Otras tareas que se pueden pedir y que nos pueden sacar del algún apuro es que nos busquen ese detalle para una fecha señalada o elaborar listados de facturas para tener al día la contabilidad de una pequeña empresa.
¿Cuál es el mejor asistente virtual?
Sé que una palabra odiosa… pero no por ella menos cierta: depende.
Los principales factores que van a influir en la elección de tu tarea serán:
- Idioma
- Horario
- Dificultad / sensibilidad de las tareas
- Precio
Como todo en la vida, cuanto más raro / específico, más caro y difícil de encontrar será. Es decir, encontrar alguien que hable ingles para que te gestione citas en el calendario y haga alguna tarea repetitiva será muchísimo más fácil de encontrar que alguien que hable español y tenga conocimientos de diseño web.
Aunque obvio, es conveniente tener en cuenta que nadie vende duros a cuatro pesetas. Esto es, si estas pagando 3 dolares la hora a una persona en Bangladesh, no te esperes que sea un crack de la gramática inglesa y, además, tenga un sistema cojonudo a nivel tecnológico. Aunque no siempre, en este mercado, calidad y precio suelen estar correlacionados.
Visto lo visto, veamos las opciones:
Plataformas genéricas freelance
Plataformas que facilitan acuerdos entre particulares. Mediante sus filtros, puedes encontrar freelancers especializados en tareas de asistente virtual. El precio por los servicios es estándar y suelen ofrecer packs. El indicador principal sobre la cualidad de su trabajo son los reviews de clientes anteriores que puedes encontrar en la misma página.
Siempre es recomendable asignar primero una tarea pequeña / mediana con un plazo ajustado para ver cómo trabajan. La confianza se debe ir construyendo de manera gradual.
Las principales plataformas de este estilo son:
Upwork
Fiverr
Freelancer
Empresas de VA en inglés
Empresas que tienen sus propios trabajadores y te venden “ancho de banda”. Es decir, tu relación es con la empresa y luego ellos ya te asignan asistentes virtuales según su organización interna.
Los precios suelen estar principalmente relacionados con el volumen de horas que contratas. Obviamente, cuanto más horas al mes, menos coste por hora. Puedes esperar que el coste oscile entre 3$ y 12$.
Yo personalmente no he usado ninguna de las páginas de debajo. ¿Por qué? Principalmente porqué tanto mi libro como mis comunicaciones son principalmente en castellano o catalán. Por lo tanto, un VA que solo habla inglés no me funciona.
Si tu caso es diferente y las tareas se pueden realizar por alguien que solo habla inglés, te puede ser útil echarle una ojeada a las siguientes páginas web. Que vaya por delante que no son mis recomendaciones sino que es una enumeración extraída del blog de Tim Ferriss.
Ask Sunday
Get Friday (Your Man in India)
Brickwork India
Empresas de VA en castellano
Al igual que las empresas de VA en inglés, existen plataformas donde las personas del equipo hablan castellano perfectamente.
Hasta el momento, yo solo he usado asistentes virtuales de empresas de VA en castellano y estoy muy contento. Para mí, saber que mi equipo de asistentes virtuales entienden el idioma y, además, tienen un contexto cultural similar al de los lectores, es de gran utilidad y tranquilidad.
Como puedes imaginar, el coste suele ser superior al de las plataformas inglesas puesto que el coste de vida en España es muy superior a sitios como India. Aun así, existen propuestas competitivas y razonables que pueden ser de tu interés.
En cuanto a empresas en concreto, tengo que decir que solo he probado y utilizo Task Me Not. Hasta la fecha, estoy más que encantado y no tengo previsto cambiar el equipo.
Su servicio funciona como una suscripción mensual de mínimo 5 tareas. Cada tarea tiene una duración de 20 minutos. Es decir, cada 20 minutos de trabajo de un asistente, se descuenta una tarea del banco de tareas que tienes contratado. Las tareas que no se gastan en el mes se acumulan mientras siguas dado de alta y, si te das de baja del servicio, dispones de un periodo de 6 meses para gastar las tareas acumuladas.
Puedes encontrar una review un poco más extensa aquí al igual que un código del 40% de descuento en esta página.
Consejos prácticos para trabajar con asistentes virtuales
Como en casi todo en la vida, empezar a trabajar con asistentes virtuales implica una curva de aprendizaje. Si, ya sé que estarás pensando: Buff… pedir que te hagan una ruta de viaje o que soliciten una cita al médico está chupado.
Pues bien, siento decirte que, aunque lo parezca, empezar a coger ritmo con tu equipo de trabajo no es inmediato. Pongamos por ejemplo hacer una guía para un viaje de una semana y reservar los hoteles y vuelos.
Aunque trivial a primera vista, cada una de estas mini tareas tiene mil detalles:
- ¿Dónde prefieres sentarte en los aviones: ventanilla o pasillo?
- ¿Es una preferencia esencial o si cuesta más de X€ te da igual?
- ¿Qué horario preferido tienes para coger vuelos?
- ¿Alguna aerolínea preferida?
- ¿Cuáles son tus preferencias para escalas? ¿Cortas, pero con riesgo de perder el siguiente enlace o con mucho margen de tiempo?
Y así, una larga lista de preferencias. Se debe tener en cuenta que, aunque tu ya tengas toda esta información en tu cabeza, alguien que te acaba de conocer aún no sabe como quieres hacer las cosas.
¿Cuál es el truco para conseguir una comunicación 🔝 y una eficiencia alemana?
Anticipación, empatía y procedimiento estándar.
¿Comorr? Si, es fácil. Antes de enviar una tarea bomba estilo (“me gustaría que cogieras un vuelo de Barcelona a Londres para el viernes que viene por la mañana”), pregúntate qué dudas te surgirían si fueras tú el asistente.
¿Cómo convertimos la bomba anterior en un mensaje 10?
“Buenos días XXX,
Me gustaría que me ayudaras a reservar un vuelo de Barcelona EL Prat a Londres (XXX – especificar aeropuerto si hay más de uno) para el viernes próximo (Día, mes, año).
Te recomendaría utilizar un buscado como Skyscanner para mayor rapidez y agilidad, pero feel free de hacerlo de la manera que más te guste.
Escoge el vuelo más barato, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
- Me permita llegar a mi reunión en este punto (coordenadas Google maps) antes de las XX, teniendo en cuenta el tiempo de transporte;
- Coger el último vuelo disponible para la vuelta;
- Vuelo directo;
- Prefiero ventanilla si es gratuito o el coste es inferior a 5€ por trayecto;
- No necesito facturar equipaje;
- Si la diferencia de coste es inferior a XX€, escoger siempre la compañía YYY con este número de viajero frecuente ZZZZ.
Te agradecería que no dedicarás más de 30 minutos a esta tarea. En caso que te surjan dudas, no dudes en contactarme por correo o en mi Whatsapp: XXXX.
Para las reservas, te he compartido mi información personal, el número de tarjeta y las contraseñas a través de Lastpass. [Alternativamente, puedes crear una contraseña fácil y que no utilices para otras cosas para tu cuenta de la aerolínea].
¡Muchas gracias y un abrazo fuerte equipo!”
¿Largo? Sí. ¿Da palo escribirlo en el primer momento? También. Pero…hacerlo así te evitará un montón de correos de ida y vuelta así como el sentimiento frustrante que lo hubieras hecho tu mismo antes y mejor.
Es conveniente remarcar que para ir cogiendo el ritmo de ambos y asegurar que no se encalla nada, es muy recomendable establecer límites de tiempo a utilizar antes de la primera revisión y ofrecer solucionar problemas de manera rápida y efectiva.
Por último, ten en cuenta que con esta plantilla puedes reutilizar el mensaje tantas veces como quieras. Es una inversión que vale la pena 100%.
Recursos adicionales
Si quieres saber más sobre cómo coordinarte con tus asistentes virtuales para ser aún más productivo, te recomiendo leer este post de Tim Ferriss así como el libro «The 4-Hour Work Week«.
Reflexiones finales
El coste y la complejidad de externalizar tareas se ha reducido de una manera increíble en los últimos tiempos. Tener un(a) asistente virtual hoy en día sería comparable a lo que hace 30 años era tener una oficina con una persona trabajando allí con fax y teléfono.
Además de desarrollar habilidades de gestión – siempre útiles en cualquier entorno profesional -, utilizar los servicios de asistentes virtuales te va a permitir centrarte en tareas de más valor añadido y ser más consciente de los costes de oportunidad.
Tanto si te animas a probarlo como si no, deja tus comentarios debajo 👇
Si después de haber contratado asistentes virtuales quieras compartir tu historia, no dudes en escribirme en alex@invirtiendoenti.es. Tu experiencia personal y las lecciones aprendidas, pueden ser muy útiles para otr@s lector@s 📒
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